Gerir projetos é como dançar: requer coordenação, flexibilidade e um ritmo constante. No cenário empresarial, o ritmo é definido pelas expectativas. Neste artigo, vamos para o meio da pista de dança da LOBA e explicamos como é que pode prestar um espetáculo de qualidade.
É perfeitamente normal ter expectativas em relação a um projeto e o mesmo em relação aos clientes que fazem parte dele. Um pequeno desfasamento entre estas expectativas pode resultar em:
- Aumento da confusão e dos mal-entendidos;
- Diminuição da confiança mútua;
- Desperdício de horas e redução da produtividade da equipa.
E se isto acontece, the show is over. É, por isso, importante gerir as expectativas antes que sejam elas a gerir-nos a nós.
Mas, que passos deve seguir, então? Com base nas boas práticas da LOBA, formulei esta lista para o ajudar:
Passo 1: Escolha a música certa
Tal como é importante escolher a música certa para cada dança, escolher o projeto que melhor corresponde ao seu perfil é crucial.
Na LOBA, asseguramos a compreensão das necessidades e objetivos antes de iniciar o projeto, procurando alinhar as expectativas, através de conversas detalhadas com os nossos clientes. Esta abordagem ajuda a estabelecer metas realistas desde o início e evita desentendimentos posteriormente.
Passo 2: Coreografia das expectativas
Cada projeto tem uma coreografia única. Crie a sua própria coreografia de expectativas, definindo claramente as metas, prazos e responsabilidades. Isso assegura que todos estejam na mesma página e a dançar ao mesmo ritmo, evitando quedas pelo meio.
Passo 3: Escolha os parceiros de dança certos
Os pares certos vão dar um boost enorme ao projeto. Pelo contrário, ter uma equipa inexperiente pode levar ao seu fracasso. Na LOBA, os Gestores de Projetos começam por analisar as competências de cada membro da equipa e explicam o que é esperado de cada um.
Passo 4: Ensaios de comunicação
Assim como nos ensaios de dança, a comunicação é fundamental. Mantenha uma linha de comunicação aberta, constante e transparente com a equipa e as partes interessadas. Esta linha ajuda a evitar desalinhamentos e permite que todos ajustem os seus movimentos perante os desafios.
Passo 5: Passos de flexibilidade
Nesta dança, os passos nem sempre saem como planeado. Esteja preparado para improvisar e ajustar a sua coreografia conforme necessário. A flexibilidade permite que se adapte a mudanças repentinas e continue o espetáculo harmoniosamente.
Passo 6: Não prometa um espetáculo inteiro quando só se tem uma coreografia
Seja realista e prometa apenas o que sabe que consegue cumprir. Na LOBA consultamos sempre a equipa do projeto e temos em conta as sugestões de todos antes de consentir uma determinada deadline.
Passo 7: Deu um passo em falso? Reorganize-se e siga em frente
Esqueceu-se da coreografia? Os erros são inevitáveis, aceite-o e seja honesto sobre isso. Tente solucioná-los junto das pessoas certas e não tenha medo de pedir ajuda.
Passo 8: Evite uma coreografia muito rápida: crie um horário prático e flexível
Desenvolva um horário realista e prático, que dê margem para possíveis atrasos. Se o cliente nos deu 4 semanas para realizar um trabalho, tentamos fazê-lo em 3 semanas e aproveitamos a 4ª para a nossa equipa afinar detalhes, corrigir possíveis erros e aprimorar o resultado final.
Conclusão: Ritmo e Harmonia nas Expectativas
Na gestão de projetos, dançar ao ritmo das expectativas é uma arte que exige equilíbrio e sintonia. Seguindo estes passos, poderá liderar projetos de forma mais eficaz, mantendo o ritmo certo e evitando erros. Portanto, coloque os seus sapatos de dança e esteja preparado para liderar a equipa numa dança fluida e bem coordenada através das complexidades do mundo dos projetos. E se tiver dúvidas, pode sempre contar connosco.
