Se, por um lado, o surto de Coronavírus (COVID-19) veio acelerar as decisões que algumas empresas estavam a equacionar sobre o trabalho remoto, muitas outras foram apanhadas desprevenidas e estão a ser "forçadas" a tomar decisões sem tempo para reflectir sobre a melhor forma de o fazer.
Na LOBA preparámos um guia com 5 dicas para ajudar qualquer empresa na adoção do trabalho remoto.
1 – Confie que o trabalho será realizado
A base para qualquer relacionamento é a confiança e esta é particularmente importante quando o trabalhador desenvolve a sua atividade de forma remota. Talvez este seja o ponto que muitas empresas demoram a aceitar. No fundo, o trabalhador deixa de ser controlado de forma presencial para ser controlado pela sua produtividade.
A empresa deve implementar mecanismos de monitorização passiva e activa, como portais sociais da empresa, grupos de chat e plataformas de gestão de projecto (mais detalhe no ponto 5), para facilitar a comunicação entre todos e assegurar que o trabalho realizado está de acordo com o pretendido.
2 – Estabeleça horários de trabalho e lazer
Existem várias formas de trabalho remoto e muitas são as vezes em que se associa este tipo de trabalho a uma liberdade total de horário. Esta perceção pode induzir em erro alguns decisores.
Trabalhar de forma de remota resulta na maioria dos casos, numa maior liberdade de horário, mas isto não significa que o trabalhador pode desenvolver o seu trabalho em qualquer hora, principalmente se outros colegas estiverem dependentes do seu trabalho para prosseguir com um projeto global.
Embora a definição de horários de trabalho e lazer devam ser assegurados no início de um processo de trabalho remoto, estes podem ser ajustados mediante as necessidades projeto a projeto. No fundo, deve estar sempre assegurado que os compromissos assumidos individualmente ou por uma equipa, não são afetados pelo incumprimento de um elemento.
3 – Incentive a transparência
O trabalho remoto pode muitas vezes levar a um afastamento entre o colaborador e a empresa e, como consequência, à diminuição da comunicação entre as partes.
É recomendado que a empresa crie procedimentos para mitigar este afastamento, através da promoção de reuniões recorrentes por videoconferência para discussão de assuntos gerais da empresa e apelando à participação de todos. As decisões tomadas em cada reunião devem ser refletidas nos canais de comunicação internos, para que possam ser visualizadas e comentadas por todos os colaboradores.
Sempre que possível, de preferência com uma recorrência pré-definida, devem ser promovidas reuniões/atividades presenciais.
4 – Invista em bons equipamentos e conectividade
É um dado adquirido que necessitamos de equipamentos como um PC e Smartphone, assim como uma boa ligação à internet para garantir um trabalho remoto tranquilo. No entanto, quando se inicia esta mudança de paradigma, podemos encontrar fragilidades, nomeadamente no acesso à internet disponível em casa.
Este tema deve ser considerado de extrema relevância e devem ser tomadas medidas de backup como uma ligação à internet alternativa, por forma a não colocar em causa o trabalho a ser produzido, que em muitos casos, pode igualmente afectar o trabalho de outros membros da equipa.
5 – Trabalhe com as ferramentas certas
A definição das ferramentas ideias para desenvolver trabalho remoto deve ser sempre adaptada à realidade de cada empresa. Em todo caso, para empresas de serviços as ferramentas que recomendamos são:
- Intranet colaborativa – Zoho Connect
- Chat interno – Zoho Cliq
- Plataforma de partilha de documentos – Zoho Workdrive
- Gestor de Projetos – Zoho Projects
Com o objetivo de ajudar as empresas na mudança para trabalho remoto, a Zoho lançou o plano Remotely que é composto por 11 aplicações que cobrem todas as necessidades no âmbito do trabalho remoto e cujo o acesso é gratuito até 1 de Julho de 2020.
Conclusão
Trabalhar remotamente tem benefícios para as organizações e para os colaboradores, devendo as regras ficarem bem definidas para ser um processo tranquilo para ambas as partes.
Agende uma reunião remota com a LOBA para explorar como com as ferramentas Zoho e o nosso serviço LOBA podemos ajudar neste processo de trabalho remoto.
