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5 dicas dos Serviços Partilhados da LOBA para uma melhor gestão de tarefas

Pensar na LOBA é pensar em diferenciação, e essa diferenciação começa, desde logo, no primeiro contacto com a empresa. Tudo tem como ponto de partida a primeira impressão que deixamos em quem nos contacta, e é por isso que o trabalho dos nossos Serviços Partilhados é tão importante. 

Uma boa primeira impressão também só se consegue com uma comunicação cuidada, seja ela verbal ou não verbal. Seja um primeiro contacto ou um relacionamento já bem estabelecido com o nosso interlocutor, a equipa de Serviços Partilhados da LOBA procura, sempre, deixar uma imagem positiva junto daqueles que nos contactam - clientes, fornecedores, restantes lobáticos ou outros parceiros. 

Dantes conhecido como departamento administrativo, o atual departamento de Serviços Partilhados da LOBA resulta da consolidação dos processos administrativos de várias áreas da empresa, e que leva a uma otimização das nossas funções e tarefas. 
Na nossa equipa, os papéis estão bem definidos. Cada um dos elementos conhece como ninguém as rotinas da LOBA, o que nos permite sermos bem sucedidos num objetivo desafiante: coordenar e satisfazer as necessidades de cada um dos nossos cinco escritórios.

A experiência permite-nos antecipar problemas, e resolver outros, sempre numa ótica de eficiência, melhoria contínua e automatização de processos. Usamos a tecnologia a nosso favor, e somos responsáveis por disseminar a informação, assegurar as boas condições de trabalho dos lobáticos e uniformizar processos entre todos os escritórios. 

Mas, acima de tudo, gostamos de receber bem, e acreditamos que isso transparece em pequenos gestos - seja num bom dia aos lobáticos que chegam ao escritório, num docinho que trazemos de casa para adoçar as pausas da equipa, ou noutros pequenos contributos que damos para a felicidade na LOBA. Esses miminhos refletem-se no reconhecimento dos colegas e nos prémios que nos atribuem pelo espírito de equipa, positividade, atitude e capacidade de resolução de problemas. 

Parece fácil, não é? A verdade é que o trabalho dos Serviços Partilhados obriga a uma grande capacidade de gestão, organização e muita resiliência. Como é que conseguimos fazer tudo isto e manter um sorriso nos lábios? Partilhamos convosco algumas técnicas para gerir várias tarefas que aplicamos no nosso dia-a-dia:

  1. Planear
    Estabelecer um plano para as tarefas que temos durante o dia é essencial, pois permite-nos perceber o tipo de tarefas, o tempo que será necessário para as executar e a melhor forma de as organizar. Este plano deve servir como um guia para que não percamos o foco, mas deverá também ser flexível, pois nos Serviços Partilhados é muito comum surgirem assuntos para resolver ou questões de última hora que podem obrigar a adaptações.
     
  2. Estabelecer prioridades
    Depois de planear com antecedência e agrupar tarefas relacionadas, por onde é que começamos? Os prazos são um dos principais fatores a ter em conta nesta gestão, bem como a morosidade, ou o facto de serem tarefas com as quais se está mais ou menos familiarizado. Nos Serviços Partilhados, damos prioridade ao mais urgente, seguido das tarefas mais complexas e que requerem maior foco, para depois nos concentrarmos nas tarefas mais simples.
     
  3. Criar uma Narrativa Mental
    Criar uma narrativa mental ou um diálogo interno ajuda a gerir de forma mais eficiente as nossas tarefas. Dessa forma, conseguimo-nos auto-motivar durante picos de trabalho e mantermo-nos mais organizadas e tranquilas em alturas de stress. Criar uma lista de tarefas e ir colocando um visto à medida que as vamos executando estimula o sentimento de dever cumprido e dá também motivação extra. 
     
  4. Não deixar tarefas a meio
    Sem foco e concentração podemos, por vezes, deixar tarefas por concluir. Nos Serviços Partilhados, tomamos nota de todas as tarefas que temos em mãos - planeadas e inesperadas - e certificamo-nos de que todas elas são cumpridas. 
     
  5. Fazer pausas regularmente
    Tentar balançar várias tarefas em simultâneo exige elevados níveis de concentração e, por isso, as pausas são essenciais. Fazer um pequeno lanche ou tomar um café com os nossos colegas lobáticos são pequenos momentos que muito nos ajudam a recarregar baterias para o resto do dia.

Trabalhar no que gostamos é a chave do sucesso da equipa de Serviços Partilhados da LOBA. É isso que nos faz acordar todos os dias com motivação para desempenhar com afinco as nossas tarefas e motivar aqueles que nos rodeiam. 

Quer saber mais sobre como é trabalhar na LOBA

Contacte-nos! Garantimos que deste lado, os nossos Serviços Partilhados vão atender o telefone com a simpatia, positividade e dedicação de sempre.

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