São muitas as organizações, universidades e empresas que têm dificuldade em comunicar sobre os seus projetos de investigação. Para além de outras ferramentas de comunicação, offline e online, os Webinars têm um papel fundamental para transmitir a mensagem que se pretende.
O Webinar
Provavelmente já ouviu falar no webinar. Um webinar é nada mais do que um seminário online, geralmente transmitido ao vivo e tem como objetivos centrais a interação entre a organização e os clientes e angariação de Leads. É uma ferramenta de comunicação bastante eficiente para elucidar os benefícios e vantagens de cada projecto, permitindo a interação com audiência de qualquer parte do mundo a um baixo investimento, podendo mesmo ser usado freeware.
Cada projeto tem os seus objetivos, portanto é necessário planear o Webinar e definir muito bem a estratégia, antecipadamente.
O Webinar é transmitido através de uma plataforma na qual os possíveis clientes/parceiros se inscrevem antecipadamente para a data marcada (afinal, é um evento, mesmo que virtual) e é conduzido por quem criou o seminário. O público, obviamente, pode participar e enviar dúvidas através do chat disponível na própria plataforma.
Como qualquer estratégia de marketing digital, devemos estruturar o webinar de forma a enriquecer a experiência a quem participa, transmitindo assim a mensagem e valores que queremos comunicar. É necessário planear tudo, definindo o tema, objetivo da ação, conteúdo, quem conduzirá o Webinar, o público alvo, data, horário e como divulgar o evento.
Para se realizar um webinar, deve-se então ter em conta os seguintes aspetos:
- Definir o tema, objetivo e data. É importante definir o tema que poderá ser mais interessante para o projeto em relação ao seu objetivo e público alvo, assim como deverá ser num horário acessível e com marcação antecipada – pelo menos um mês.
- Convidar speaker(s). Convide antecipadamente quem vai conduzir o Webinar, para que este possa preparar e marcar na sua agenda o evento.
- Criar Landing Pages com formulário de registo. Devem ser criadas páginas de destino eficientes, simples e com a informação essencial disponível, assim como uma apresentação visualmente atraente. Estes são pontos fulcrais para que consiga captar mais pessoas interessadas nos projetos, através do preenchimento do formulário..
- Anunciar o evento nos vários canais de comunicação. Outro ponto importantíssimo é a divulgação do webinar ao nosso público alvo e as ferramentas de marketing digital têm uma papel preponderante. Consoante o seu objetivo, ferramentas como email marketing e anúncios nas redes sociais ajudarão à divulgação do webinar;
- Enviar documento “How to” aos participantes com as instruções de como participar. Cada software/freeware tem características próprias e modos de funcionamento diferentes. Deve por isso ser elaborado um documento que apresente as funcionalidades do mesmo,
- Enviar formulário de feedback. O Webinar não termina no final da transmissão. Neste ponto devemos verificar se todas as dúvidas foram esclarecidas e enviar email de agradecimento aos participantes, assim como o envio de um formulário de opinião para podermos avaliar os pontos fortes e fracos.
A LOBA, através do seu departamento de Projetos Europeus, tornou-se uma referência Europeia como agência de comunicação para projetos de investigação e desenvolvimento, através da experiência adquirida como líder da disseminação em 15 desses projetos.
Pode visualizar um exemplo de Webinar realizado no projeto DANDELION sobre o tema “Beyond Dissemination: How to communicate your research”.
