COVID-19: Porque é que o trabalho devia ter sido inventado depois das videoconferências

Com efeito, a ideia base dessa "provocação" é a mesma deste artigo.

Na LOBA, o período de confinamento pela pandemia do Covid-19 foi uma oportunidade para testarmos o modelo de teletrabalho. Já contámos no post «COVID-19: as aprendizagens que ficam» que vamos avançar com a implementação de uma política de trabalho remoto com grande confiança.

Encontraremos um equilíbrio entre o conforto e a produtividade do teletrabalho, que gera motivação em cada um de nós, com a aprendizagem e colaboração da partilha de um espaço comum.

No balanço das experiências do período de teletrabalho total, o recurso massificado às videoconferências destacou-se.

Usámos as videoconferências para todas as atividades conjuntas, como: Sala de café, de ginásio, "auditório", Reuniões 1-to-1, de equipas, comerciais e de projetos com clientes e quaisquer conversas formais ou informais.

Com efeito, o tempo, custo e risco da mobilidade desde o nosso posto de trabalho até à sala de reuniões dos nossos interlocutores, seja nas instalações dos nossos clientes, parceiros e fornecedores ou dos nossos outros escritórios, começa hoje a parecer caricato.

Reuniões presenciais que acarretam elevados tempos/custos de deslocação, serão vistas pela sociedade da mesma forma que hoje olhamos práticas obsoletas como a consulta de mapas em papel para chegar ao destino ou mesmo a impressão dos mapas do percurso (que foram um grande avanço quando, por volta do ano 2000, começaram a aparecer os primeiros serviços de cálculo de rotas na web). Com uma diferença: usávamos estes recursos quando os GPS não existiam. Estranho seria termos GPS e continuarmos a consultar os mapas ou imprimir os percursos.

A adoção de ferramentas de comunicação foi feita, de forma generalizada, à medida que apareceram, como os exemplos mais recentes do telemóvel e do email. Curiosamente, desde há vários anos que as soluções de videoconferência estão amplamente disponíveis, proporcionando uma experiência muito satisfatória, e, no entanto, a sua adoção é ainda muito limitada.

As raízes desta morosidade passam pela combinação de fatores como:

• O conceito radicado na nossa cultura que o trabalho é operativo e presencial. Afinal de contas, trabalhamos com a desmaterialização e digitalização através dos computadores há poucas dezenas de anos e com a internet massificada há cerca de 20 anos.
• A facilidade da mobilidade atual (carro, comboio, avião, táxi, etc.). Temos uma rede de transportes que nos permite estar em qualquer local de uma forma incrivelmente rápida. Imagine-se o que teria sido a adoção da videoconferência na idade média ou no início do século XX, onde qualquer viagem para fora da sua localidade podia demorar dias, meses ou anos.

Na LOBA trabalhamos desde há vários anos com clientes em diferentes geografias. É curioso constatar que, quanto mais dependente do exterior é essa geografia, maior é a disponibilidade das pessoas para trabalharem remotamente. Verificamos, ao longo destes 20 anos de trabalho na LOBA, que os clientes do mercado africano, por exemplo, apresentam uma grande recetividade a reuniões por video-conferência, mesmo quando estamos fisicamente perto deles.

Repare-se em vantagens da videoconferência face às reuniões / sessões de trabalho presenciais:

• Alternância instantânea entre reuniões ou entre tarefas e reuniões. Não há perda de tempo entre viagens ou mudanças de sala.
• Maior facilidade em conseguir ter todas as pessoas certas para a reunião. Sem os constrangimentos da mobilidade, é mais fácil reunir numa só sessão todos os envolvidos para que a mesma seja conclusiva.
• Maior janela temporal para agendamento. Sem os tempos das viagens, podemos reunir em "qualquer lugar" logo na primeira ou até à última hora do dia.
• Possibilidade de comunicações paralelas. Comentários contextualizados – com toda a audiência ou de forma privada – em sincronia com o discurso do orador.
• Minimização das interrupções do orador. As limitações tecnológicas do áudio de vários participantes, são neste caso uma ajuda à comunicação. Evita-se interromper quem está a falar, o que é aliás uma técnica básica de boa comunicação.
• Todos olhos nos olhos. Independentemente do número de participantes, todos se veem frente a frente, sem protocolos ou constrangimentos de quem está lado a lado ou no topo da mesa.
• Todos de frente para o ecrã. Quando se partilha o ecrã, todos estão na posição ideal para o verem, ao invés de estarem de lado ou afastados da imagem como acontece face aos ecrãs de uma sala de reuniões com vários participantes.
• Multitarefas. Como nem todos as partes das reuniões dizem igualmente respeito a todos os intervenientes, temos condições para outras atividades em simultâneo.
• Anotar confortavelmente. Podemos tomar notas de forma confidencial sem o constrangimento de verem o que está a ser escrito.
• Pesquisa simultânea. A consulta de documentação em tempo real permite acrescentar mais valor durante a sessão.
• Pontualidade. A nossa experiência mostra que a atenção a este ponto tende a ser maior. Porque será? Acredito que a inexistência de visibilidade dos motivos do atraso geram o compromisso do cumprimento. No escritório, existe alguém na receção que informa do atraso, ou há até visibilidade ocular que o interlocutor está ocupado. Na sala de videoconferência só há duas opções: cumpre-se ou falha-se. O incumprimento desculpável perde força.

Não pretendo fazer uma "ode" ao teletrabalho nem às videoconferências, até porque existem muitas vantagens do trabalho e reuniões presenciais. O foco é mesmo refletir sobre os benefícios deste modelo de trabalho. Quanto ao grau de adoção para cada profissional e organização, naturalmente que depende de inúmeros fatores e caberá a cada um fazer a sua avaliação e adaptação.

Na LOBA, aproveitamos as oportunidades das videoconferências para privilegiar a presença de toda a equipa de projeto nas reuniões que intervém na sua componente técnica. Além de termos o gestor de projeto a garantir a ligação entre todos, passamos a contar com a equipa de marketing e/ou design e/ou programação, etc. a apresentar e ouvir em primeira mão.

Este envolvimento da equipa gerará maior conhecimento e compromisso com a equipa do cliente nos projetos. Estamos certos que é mais um tónico para a fluência dos projetos e sucesso do impacto dos mesmos na experiência do cliente dos nossos clientes.