Esta quinta-feira, 12 de março, tomamos uma decisão "à LOBA": rápida, colaborativa, incisiva e inclusiva. Porque situações extraordinárias carecem de medidas extraordinárias.
Na LOBA temos estado atentos ao evoluir da COVID-19 e tínhamos até então feito sensibilização na equipa e preparado o plano de ação, nomeadamente como atuar em casos suspeitos de infecção com o novo coronavírus.
De destacar a partilha na nossa rede social interna do vídeo com a entrevista ao Professor Doutor Agostinho Marques, Pneumologista do Hospital de São João e o artigo da Executive Digest que partilha a versão portuguesa das ilustrações de Weiman Kow Art com a explicação de como o vírus se transmite e como devemos atuar para evitar essa transmissão.
Com o evoluir da situação, perante preocupação e desconforto de alguns elementos da equipa, fizemos uma reunião-relâmpago do nosso "conselho de diretores" – LOBAMIND.
Perante os cenários limite de atuação mínima – manter as recomendações da DGS, permitir o teletrabalho aos colegas que vivem com pessoas de grupos de risco e não fazer reuniões presenciais com pessoas externas – ou teletrabalho total e imediato para todos, os diretores partilharam a sua opinião, dando voz às suas equipas e definindo a sua posição.
Perante a unanimidade de opiniões, o caminho estava traçado e passamos a definir um mini-plano de ação para colocar toda a empresa em teletrabalho de imediato.
Sabemos que estamos particularmente bem preparados para o teletrabalho.
Com efeito, temos até definido para este ano de 2020, a implementação da política de trabalho remoto para a empresa – FLEXILOBAR.
- Temos a equipa dividida por vários escritórios – Porto, Oliveira de Azeméis, Aveiro, Guarda e Lisboa;
- Trabalhamos com ferramentas web-based: gestão do conhecimento e colaboração, comunicação interna, gestão comercial, planeamento da produção, gestão de projetos e de suporte aos clientes;
- Temos experiências pontuais e duradouras de teletrabalho (nomeadamente o nosso colega Pietro Rigonat que trabalha connosco desde Itália de forma autónoma, integrado na equipa de projetos europeus);
- A maioria da nossa equipa trabalha com computador portátil;
- Temos uma equipa jovem e digital;
Entendemos que este será um período de muita exigência individual e interpessoal para minimizar os potenciais efeitos negativos desta ação. A vários níveis: motivação pessoal, produtividade, qualidade, colaboração, etc.
Assim, definimos colocar em prática estas dinâmicas, as quais irão sendo revistas:
- Manter o horário de trabalho;
- Fazer uma reunião de abertura e fecho do dia por equipas (até 15min);
- Atenção e disponibilidade à interlocução com colegas nomeadamente através do telemóvel, instant messaging e videoconferência;
- Reunião diária de diretores às 12h;
- Rigor no planeamento do trabalho na nossa aplicação de gestão da produção – batizado de "guru" – e compromisso com o cumprimento do mesmo;
- Abertura de canal de comunicação entre toda a equipa para informações relevantes coletivas;
- "Eleição" dos colegas Carlos Pinto e Ricardo Lopes como "delegados de saúde" para partilhar informação técnica/científica atualizada;
- "Eleição" da nossa colega Anabel Vieira para partilhar informação de suporte aos procedimentos administrativos e legais necessários.
Sentimos confiança na nossa preparação para o teletrabalho e reconhecemos que é um desafio fazê-lo de um momento para o outro e de uma só vez para toda a equipa.
Isto só é possível com o envolvimento e compromisso de todos que nos carateriza.
Esta opção pelo teletrabalho traz desafios para a LOBA, sendo que estamos certos que foi a decisão mais acertada. Estamos a fazer a nossa parte, protegendo a nossa equipa e os nossos familiares e pessoas mais próximas, ao mesmo tempo que estamos a colaborar para quebrar esta corrente de propagação.
O facto de ter sido uma decisão conjunta, tomada com foco no conforto e saúde da equipa e tendo um propósito social maior, contribui para que cada um de nós nesta equipa faça o que está ao seu alcance para que possamos celebrar o sucesso desta ação muito em breve.
Para já, a dinâmica demonstrada pela equipa na rápida preparação das condições de trabalho é um excelente sinal. Com efeito, com uma decisão às 17h30, fomos abandonando o escritório na hora habitual já com tudo preparado para o dia seguinte à distância.
Como sempre, estamos com foco total nos nossos clientes e projetos e estamos certos que manteremos o nível de disponibilidade e entrega habitual.
Adicionalmente, porque trabalhamos com os nossos clientes, estamos a fazer o levantamento do “modus-operandi” dos nossos clientes face à conjuntura social, e a adaptar em conformidade os projetos em curso.
Juntos vamos superar este desafio que será de muita aprendizagem e moldará positivamente o futuro da LOBA!
Nos próximos dias farei aqui uma atualização desta experiência partilhando as alterações ao plano e as lições aprendidas.
Cada desafio é uma oportunidade!
Partilho aqui o comunicado oficial enviado hoje, sexta-feira 13 de março, para os nossos clientes:
«Na LOBA iniciamos, hoje, o modelo de teletrabalho pelo período de uma semana. No final desta semana faremos uma reavaliação, para decidir a continuidade deste modelo.
Achamos que este pequeno contributo é o que está ao nosso alcance para fazermos parte da solução.
Por isso, também durante este período estaremos a restringir qualquer viagem a clientes ou contacto pessoal com parceiros e outras entidades, substituindo esta interlocução presencial por reuniões através de videoconferência.
A nossa cultura digital aliada às soluções e ferramentas web de trabalho colaborativo que já dispomos, permitem-nos assegurar uma excelente resposta inter-escritórios e inter-equipas de forma totalmente funcional e eficiente.
Estamos confiantes que este é o melhor caminho para garantirmos a nossa disponibilidade e reforçamos a solidez da nossa relação.
De toda a Equipa LOBA»
