A Comunicação Interna nas empresas é assim cada vez mais importante na estratégia e impõe-se como uma prioridade nas organizações que valorizam a eficiência e a entrega eficaz de resultados.

O CRM (Customer Relationship Management) tem um papel fundamental para a eficiência da nossa Comunicação Interna.

Na LOBAbx, o departamento administrativo tem um papel fundamental na Comunicação Interna. Aqui, somos o elo de união entre os departamentos técnicos, o departamento de gestão e o cliente. Privilegiamos a aposta em sistemas de comunicação expeditos para maximizar o rendimento do trabalho administrativo e minimizar as falhas em todo o processo. Esta visão está presente em todo o processo, desde o primeiro contacto com o cliente ou fornecedor, até à conclusão do serviço.

Uma das ferramentas chave para o sucesso da nossa Comunicação Interna é o sistema de CRM. Através dele entendemos as necessidades dos clientes e potenciais clientes e também percebemos instantaneamente como atuar para as satisfazer, possibilitando mais e melhores negócios.

Como funciona na LOBAbx?

Os nossos Gestores de Clientes são os responsáveis pela recolha dos dados do cliente e pela gestão no CRM de todo o processo, desde a proposta até à ordem de faturação. Esta ordem de faturação é o que irá dar origem à fatura que chega ao nosso cliente. No departamento administrativo a fatura é emitida no ERP, através do CRM.

Por outro lado, o departamento dos Gestores de Projeto ao fazer a adjudicação de qualquer despesa necessária num projeto, faz o lançamento no CRM e nós, no departamento administrativo, aquando da receção da despesa efetiva, fazemos a respectiva conferência e lançamos contabilisticamente. Estes lançamentos de dados no CRM ficam relacionados ao negócio e à respetiva encomenda do cliente para a rápida e eficaz pesquisa, tornando o processo intuitivo e eficiente, melhorando assim os nossos serviços, do escritório para o cliente.

Com esta organização interna da informação, temos acesso imediato a todos os pontos ao nível do projeto em questão para que, quando um cliente entre em contacto, termos a percepção e agilidade de enquadramento, permitindo deste modo ajudá-lo de imediato, promovendo a sua satisfação. Quando temos necessidade de contactar um cliente, temos acesso simples aos contactos no CRM e ao desenvolvimento de todo o processo pelos departamentos.

No departamento administrativo da LOBAbx, todos os dias tentamos garantir a eficiência dos processos administrativos para facilitar o contato diário com as empresas. Esta Comunicação Interna através de CRM promove uma base de dados que nos proporciona independência e confiança no nosso trabalho. Questões como, por exemplo, perguntar quem adjudicou o serviço ou quem é Gestor de Cliente que acompanha o cliente em questão são facilmente respondidas.

Este sistema de registo de custos e de faturação num só sistema, permite a avaliação por negócio, por cada área negócio e até mesmo por encomenda e a rentabilização direta da mesma. O nosso sistema de Comunicação Interna, assegura a organização da informação dos processos internos, traduzindo-se num melhor serviço no relacionamento com os nossos clientes.

Anabel Vieira

chief shared services officer